Interne Meldestelle nach HinSchG

/ 04.08.2021 / / 148

Die Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23.10.2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen Gesetze der Europäischen Union melden möchten, ist bislang nicht 100 % umgesetzt, da die nationale Gesetzgebung – z.B. in der Bundesrepublik Deutschland, die Schaffung einer solchen Stelle noch nicht verbindlich fordert. Ganz zahnlos ist der Tiger aber nicht, denn EU-Richtlinien müssen von den Mitgliedsstaaten eingehalten werden. Mit der Einführung des sog. Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) ist wohl noch in diesem Jahr zu rechnen.

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Schutz für Whistleblower

Die Richtlinie selbst ist zum  16.12.2019 in Kraft getreten, nun sind die EU-Länder gefragt, den juristischen Rahmen und vor allem die nationalen Umsetzungsrichtlinien zu schaffen. Für die Bundesrepublik Deutschland bedeutet dass, das nicht nur der Schutz von Whistleblowern gewährleistet werden muss, es muss auch klar sein, ob und in welchem Rahmen Unternehmen die Pflicht zur Einrichtung einer Internen Meldestelle auch outsourcen können, bzw. dürfen und in welchem Rahmen. Die IUnitiative dient dem Schutz von Hinweisgebenden, soll aber auch Unternehmen vor den Folgen voreiliger Veröffentlichungen bewahren.

Fest steht, dass Firmen mit mehr als 50 Mitarbeitern eine Interne Meldestelle nach Maßgabe zukünftig geltenden Rechts führen müssen. Mitarbeiter können sich an die Stelle wenden und haben nicht nur Anspruch drauf, dass das Anliegen objektiv geprüft wird, sondern dass auch Strafen oder Repressionen wie Kündigungen oder Vertragsauflösungen ausgeschlossen sind. Die Objektivität zu wahren dürfte Unternehmen schwer fallen. Es ist also davon auszugehen, dass viele Unternehmen diese lästige Pflicht demnächst an darauf spezialisierte Dienstleister abgeben. Bislang gibt es seitens der deutschen Justiz einen Referentenentwurf. Die EU hat zur Umsetzung des Gesetzes den 17. Dezember 2021 als Termin gesetzt. Ob in Deutschland dieser Termin eingehalten werden kann, wird bezweifelt, da der aktuelle Referentenentwurf über die Maßgaben der EU- Richtlinie weit hinausgeht.

Die EU-Whistleblower-Richtlinie soll besseren Schutz gewährleisten, aber auf der anderen Seite soll das Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) auch verhindern, dass u.U. Geheimnisverrat für wirtschaftliche Schäden sorgt.

Die EU-Mitgliedstaaten haben bis zum 17. Dezember 2021 Zeit, um die Vorgaben in nationales Recht umzusetzen.

HinSchG – Um was geht es?

Das Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet Unternehmen ab 50 Mitarbeiter, eine Whistleblower-Hotline für Mitarbeiter und Lieferanten und weitere Beteiligte wie Kooperationspartner, Entwickler oder Teile der Lieferkette einzurichten, Kleinere Unternehmen sind dazu ebenfalls verpflichtet, falls sie mehr als 10 Millionen Euro Umsatz im Jahr machen.

Unternehmen aus dem Bereich der Finanzdienstleistungen müssen komplett unabhängig von der Anzahl ihrer Mitarbeiter interne Hinweisgebersysteme einrichten.

Das neue Gesetz bedeutet Schutz vor Repressalien wie Kündigungen oder Nichtberücksichtigung bei Beförderungen. Der Wistleblower kann seine Meldung machen, ohne etwas befürchten zu müssen, allerdings ist er auch verpflichtet, nach ausreichender Prüfung seines Anliegens weitere Schritte zu unterlassen.  Dafür kann sich der Meldende auf das Prinzip der Beweislastumkehr verlassen: Wird er nach der Meldung gekündigt, muss das Unternehmen arbeitsrechtlich nachweisen, dass die Repressalie nichht mit der Meldung in Verbindung steht. Vergehen gegen Verpflichtungen aus dem HinSchG sind Ordnungswidrigkeit, die mit Strafen von bis zu 100.000 Euro belegt werden können. Dabei will der Gesetzgeber das Arbeitsrecht weitestgehend ausschließen, Verfahren würden also nicht automatisch vor einem Arbeitsgericht entschieden. Gemäß dem Hinweisgeberschutzgesetz sind Verstöße, die straf- oder bußgeldbewehrt sind, vom sachlichen Anwendungsbereich umfasst.

Insbesondere sind nach dem Gesetz auch Kunden und deren Mitarbeiter vom Anwendungsbereich des Gesetzes mit umfasst.

Vorgehensweise nach dem HinSchG

Eingehende Hinweise müssen im ersten Schritt gemäß § 17 Abs. 1 HinSchG-E dokumentiert und klassifiziert werden. Liegt nach Prüfung ein relevanter Hinweis vor, hat die interne Meldestelle gemäß § 18 HinSchG-E Folgemaßnahmen treffen, wobei hierunter neben Untersuchungen auch die Verweisung, die Abgabe oder die Abschließung des Verfahrens fällt.

Die Meldestelle hat bei jedem Hinweis § 5 HinSchG-E Geheimhaltungspflichten zu prüfen und gemäß § 6 HinSchG-E die Notwendigkeit der Offenlegung mit dem Geheimhaltungsinteresse des betroffenen Unternehmens abzuwägen.

Verbot von Repressalien

Sobald ein relevanter Hinweis feststeht, greifen die Schutzmaßnahmen nach Abschnitt 4 (§ 32 bis § 38 HinSchG-E9 wie Ausschluss der Verantwortlichkeit und Verbot von Repressalien. Für jeden Hinweisgeber ist an diesem Punkt entscheidend, für die Abgabe eines klassifizierten Hinweises einen rechtssicheren Nachweis zu erhalten. Ansonsten wäre er in einem streitigen Verfahren auf die korrekten Zeugenaussagen von Mitarbeitern der internen Meldestellt angewiesen.

Die interne Meldestelle sollte dringend bei jedem Unternehmen im Vordergrund stehen und ausreichend publiziert und mitgeteilt werden, damit eine Eskalation durch Mitteilung an eine externe (= öffentliche) Meldestelle vermieden wird. Nach dem HinSchG-E hat der Hinweisgeber nämlich ein Wahlrecht im ersten Schritt auf die interne oder auf die externe Meldestelle zuzugehen.

Der persönliche Anwendungsbereich ist nicht auf Deutschland beschränkt. Alle größeren Unternehmen arbeiten international. Die Mitteilung und Publizierung der Meldestelle und ihren Kanälen ist daher in allen im Unternehmen gelebten Sprachen durchzuführen. Auch die Mitarbeiter der Meldestellen müssen diese Sprachen beherrschen.

Zudem ist vom örtlichen Anwendungsbereich das HinSchG-E auch Mitarbeiter des Unternehmens betroffen, wenn diese im Ausland tätig sind. Theoretisch können daher auch Verstöße im Ausland nach ausländischem Recht über das HinSchG-E geahndet bzw. gemeldet werden.

Unterlässt der Arbeitgeber die Einrichtung der Meldestelle, kann sich der Mitarbeiter auch an öffentliche Meldestellen wenden – mit dem gleichen Schutz-Status. Ohnehin haben Whistleblower die Wahl. Vorteil für Unternehmen: Die Chance, Vorwürfe aus der Welt räumen zu können, steht im innerbetrieblichen Kontext natürlich besser als in einem öffentlichen Verfahren.

Ziele des HinSchG

Das HinSchG ist ein niedrigschwelliges Angebot für Mitarbeiter, Kunden und Kooperationspartner um Verstöße gegen EU-Recht möglichst zeitnah auf einer Diskussions- und Erledigungsebene sichtbar zu machen

  • Gesetzlicher Whistleblowerschutz
  • Verbraucherschutz
  • Lieferantenschutz
  • Informationsaustausch
  • Ausschluss / Verbot von Repressalien
  • Wahlrecht in der Vorgehensweise
  • Deeskalationsvermeidung

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Gesetzlich: Das neue HinSchG im Detail

IIm Rahmen der “Allgemeinen Vorschriften” wird geregelt, wer überhaupt geschützt werden soll. Das ist zum einen natürlich der Hinweisgeber, aber das Gesetz schützt ebenso das Unternehmen, das Gegenstabnd derMeldung ist. Die 3. Gruppe stellt den Personenkreis dar, der in irgendeiner Weise von der Meldung betroffen sein könnten.

Es wird differenziert zwischen Meldung und  Offenlegung. Der Unterschied:  Meldungen sind Mitteilungen von Informationen an interne oder externe Meldestellen, eine Offenlegung bezeichnet ist das Veröffentlichen von Informationen über Verstöße.

Der sachliche Anwendungsbereiche

Also: Wie wird das umgesetzt? Gemeldet werden Verstöße gegen Rechtsvorschriften

  • bei Vergabe öffentlicher Aufträge,
  • Terrorismusfinanzierung
  • Umweltvergehen
  • bei Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit
  • Datenschutz.

Ausdrücklich sollen Hinweise bei Steuervergehen oder Verstößen gegen das Finanzdienstleistungsaufsichtsgesetz gemeldet werden können. Allerdings: Hinweise müssen begründet sein und dürfen übergeordnete Interessen nicht verletzten.Gemeint sind z.B. militärische Geheimnisse oder Verletzungen von Verschwiegenheitspflichten.

Intern oder extern?

Nach Inkrafttreten des Gesetzes müssen Unternehmen den betroffenen Personengruppen die Möglichkeit geben, Hinweise garantiert anonym melden zu können. Hinweisgebern muss auch das Recht eingeräumt werden, dass Hinweisen nachgegangen werden und notfalls sogar zur Anzeige gebracht werden. Die Schwierigkeiten sind da eigentlich vorprogrammiert, denn insbesondere mittelständische Unternehmen können eine solche Stelle gar nicht ausreichens Gesetzeskonform vorhalten. Daher ist davon auszugehen, dass die Meldestelle eines Untenehmens an dafür geeignete Dienstleister outgesourced wird.

Interessante Links

Und dann die Technik

Interne und externe Meldestellen müssen in der Lage sein, Hinweise anonym anzunehmen oder zumindestens die Anonymität im Kontakt zum Arbeitgeber zu wahren. Die Meldestelle ist verpflichtet, Hinweisen nachzugehen und nachgewiesene Vergehen auch anzuzeigen.,

 

 

 

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